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招投标机构评价体系的建立研究

2020-11-16 14:54 来源:评价体系论文 人参与在线咨询

摘要:“放管服”改革中对高校采购管理工作提出新的要求,结合高校采购人的特点,从三个方面进行分析,并据此建立了针对采购机构的百分制量化评价体系,并结合工作实际阐述了评价体系中打分项的具体考量方式及注意点,作为高校采购人评价机构的参照,以期采购人能对机构进行科学的评价和甄别,选择出能够提供高质量服务的机构,提供有力的物资保障,助力我国高等教育发展。

关键词:高校采购人;招投标;评价体系

党的召开之后,各级政府开始深化简政和放权改革,2015年5月12日,国务院召开全国推进简政放权放管结合职能转变工作电视电话会议,首次提出了“放管服”改革的概念。2020年5月22日,国务院总理在国务院政府工作报告中提出,“放管服”改革将向纵深推进。在高校政府采购方面,2016年7月,中共中央办公厅下发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)。2016年11月,财政部下发《关于完善中央单位政府采购预算管理和中央高校、科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知》(财库〔2016〕194号)。随着这些重要文件的出台,许多高校相继开展采购“放管服”改革,在探索权力下放、调整机构、平衡规范性与效率提升的关系等方面取得了阶段性进展。“放管服”改革对高校的采购管理提出了更高的要求,在实施采购活动过程中,机构是重要且不可或缺的一部分,其服务质量的优劣,将直接影响到高校的教学科研活动,也直接关系到财政资金的使用效益。然而面对市场上众多良莠不齐的机构,如何建立合适的评价体系,综合评价出具有较高专业能力和服务水平的机构,已经成为摆在高校采购人面前的一道亟须解决的难题。

1高校采购人的特点

作为采购人,高校由于自身所具备的不同于政府机关、国有企业以及中小学的教学科研属性,采购品目多为教学科研设备,需求多样且特殊。

1.1技术指标专业性强。大多数高校所设学科科目跨度大,采购设备的范围广、专业性强且多涉及高精尖设备,设备的技术指标专业性强且复杂度高,对制造工艺、材料、性能有较高要求,对设备的稳定性、可靠性、安全性有较高要求,此外设备的售后保养、应急抢修及物料耗材也是需要考虑的因素。

1.2设备选型指向性高。由于使用教师有具体科研课题项目的需要,或者使用部门在调研和论证的过程中,对市场情况了解不够充分,使用方对设备的选择有一定的指向性,提出的技术参数往往是参照某一家供应商,并由此来制作招标文件,而高校采购部门人员的知识范围有限,不可能对各个学科门类设备都有了解,对使用教师提供的带有指向性的指标参数很难做出修改意见。

1.3采购执行周期要求短。高校的经费来源渠道众多,科研经费的到账时间难以确定,大部分资金属于财政资金,往往要求一旦经费到账要尽快实施,此外教学与科研也具有一定周期性和约束性,所需采购设备往往在时间上有特定的紧迫要求。前期设备的选型论证和技术参数的确定往往需花费较长时间,因此,对后续的招投标流程的时间要求较高。

2招投标机构评价体系的方面

结合招投标工作实际,遵循建立评价体系的全面性、科学性、可操作性、系统性原则,本文认为可以分别从能力指标、过程指标和结果指标三个方面对机构进行评价。

2.1能力指标能力指标主要考量的是机构提供的与招投标服务相关的客观存在的软硬件配置情况:(1)硬件配备:高校采购人去到机构的人员往往比较多,有不同标段的使用教师、采购部门人员、纪委监督人员,所以应重点考虑机构的开标区与供应商等待区是否有隔离措施,如安装门禁等,否则在开标过程中容易出现供应商闯入评标现场,干扰评标或者宣布中标结果后与评标小组发生不必要的纠纷。同时,机构应在开标区外有指定存放手机等通讯设备的储物柜,确保评标期间评审小组成员不得与外界发生联系。其次,高校采购人实施采购时,往往需要供应商提供样品,如果机构营业面积过小无法提供样品展示及中标后样品封存地点,将会带来很多不必要的麻烦。最后,评标过程需要进行软件演示所需的笔记本电脑及投影机也是机构应有的基本硬件配备。(2)人员素质:高校采购人对机构从业者的素质提出了较高的要求。除了要牢牢掌握招投标相关的法律、经济等专业知识等内容外,最好还能具有多学科的技术知识储备,这样能够基本理解招标文件技术要求部分中的各种参数指标、图表的表述和含义。因此,机构人员的年龄结构、学历职称、工作经验是此项考察的重中之重,机构工作人员不仅需要具有正规的资格证和学历,还需要从从业能力、工作履历、职业道德素质、知识储备能力、服务态度等多方面进行综合考量,否则在编制招标文件的过程中容易出现诸多问题,无法保证高校科研仪器设备招标工作的顺利进行。

2.2过程指标。过程指标是指机构为采购人提供服务过程中体现出的按照规定流程处理业务的能力。(1)采购过程:采购过程始于招标文件的编制,经文件,再到开标和评标,最后到中标和合同签订,甚至涉及后续的质疑和投诉处理。在上述流程中,采购人的主要痛点有两个,一是招标文件的形成,编制招标文件是一个招标采购项目顺利进行的基础,而技术文件又是招标文件中最重要的组成部分。因此机构能否结合自身经验,在合理合规的前提下顺利协助采购人形成指标参数合理、打分办法适合的招标文件,是衡量其业水平的一项重要因素;二是开标现场的组织和安排,主要包含是否能针对项目特点选择合适的招标方式、选取专业匹配的评委以及招标现场流程是否合理有序,这其中也包括了能否在招标现场妥善处理常规流程以外的突发状况,诸如面对供应商报价出现笔误、电子评标系统出现故障、未中标供应商阻挠参与者离场等情况,机构能否够依法依规妥善处理上述类似情况可以作为考察的重点。此外,由于肺炎疫情的影响,机构是否有能力提供相关的软硬件系统开展“不见面”评审,为高校急需的一些货物或服务提供招投标服务也是考察的方面之一。(2)服务能力:招标公司的管理层应善于将内部控制学的理论应用于招标采购工作的实践中去,在公司内部出台行之有效的内控制度,藉此以确保单位经营活动的效率性和效果性,对风险进行预知与防范。如果机构内部制度建设缺乏管理混乱,必然将导致出现各种各样的风险点。高校采购人可以要求机构提供其内控管理制度,并对其科学性和可行性进行评判。此外,高校采购人的采购项目要求时效要求较高,尤其是在资金下达较晚的情况下,容易出现在某一个时间段内集中出现大批委托采购项目,所以机构的配合度就显得尤其重要,如果经办人与高校采购部门之间的沟通有效而及时,将会大大减少学校采购部门的压力。

2.3结果指标。结果指标是考察机构所提供服务在经济效益、服务质量和社会效益等各方面所获的各相关方的主客观评价。(1)业绩及信誉:机构在一个周期(一般为一年)内所完成的采购项目数及预算金额是其业务能力最直观的体现,一般情况下在其官网均可以查询到。在此需要注意的是,有的机构侧重于基建类项目、有的机构侧重于服务类项目、有的机构侧重于货物类项目。基建类项目金额较大但项目数量较少,服务及货物类项目金额较少但项目数量较多。因此需要根据高校采购人的采购实际,有所选取的对不同类型的机构做出适合的评判。同时,政府主管部门(一般为属地财政局)每年会对区域内机构进行年度考核,给出综合考核结果,通报机构违规情况,高校采购人以此可以作为参考。(2)综合评价:兼听则明,偏信则暗,高校采购人在开展对机构评价时,应多联系走访同区域内的兄弟院校或单位,开展组织座谈会共同交流,听取其对机构的评价意见,并进行汇总和对比。同时,高校中有许多教师和学者本身就是政府采购评审专家,他们也会经常被邀请至机构参与采购项目评审,也会直接接触多家机构,可以邀请校内外专家对各机构进行综合评议,汇总形成评议结果。此外,供应商也是招投标活动的直接参与者,高校采购人可以有选择性的选取行业内较为知名的龙头企业或在市场中信誉和口碑较好的企业,让他们实事求是的对各机构做出评价,这些评价有时往往能从另一个角度真实的反映出机构的执业和服务水平。

3招投标机构评价体系的建立

本文通过参考相关研究文献和成果,征集业内人士建议,对各省市政府采购机构考核办法进行梳理,并对本区域机构进行座谈及实地调查,在结合自身工作实际的基础上,以上述三个方面作为一级指标,提出了适合于高校采购人的对采购机构的三级评价指标体系,并给出参考权重值以便进行定量评价,如表1所示。评价体系共计3个一级指标,6个二级指标,22个三级指标,采用百分制,三级指标按照重要程度分别赋值2分、4分、6分及9分四个打分档次,采用综合打分法对机构进行评价。评价信息来源涵盖高校采购部门经办人、使用部门教师、政府主管部门、兄弟院校或单位以及供应商。

4结语

高校采购管理工作经历了从无序到有序、从分散到归口、从行政管理到市场化运行的发展阶段,在“放管服”的改革背景下,作为承接采购项目提供招投标服务的理机构,其专业能力和服务水平必须有所保证,因此高校采购人必须要有一套针对机构的评价体系,并在实践中不断调整完善,提供可靠的物质保障,保证高校的科研工作有序进行,进而为我国高等教育的高质量发展保驾护航。

作者:邬佳伟 杨婧 单位:常州工学院资产管理处

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